Nachdem wir gestern die Gründe diskutierten, die gegen den Einsatz von Wikis in Unternehmen sprechen, heute einige Gründe für den Einsatz von Wikis. Auffallend ist, dass ein Wiki grundsätzlich alle Aktivitäten von Wissensarbeitern unterstützt. Je wissensbezogener Tätigkeiten sind, desto eher können sie also über ein Wiki unterstützt werden:

1. Wikis als offene Content-Management-Systeme ermöglichen auf einfache Weise innerhalb von Netzen das gemeinsame Erstellen, Verändern und Verlinken von Texten.
2. Wikis sind oftmals als Open-Source-Produkte kostenlos verfügbar und lassen sich leicht installieren. Damit steht ein Grunddesign samt Basisfunktionalitäten zur Verfügung. (Hier muss man anmerken, dass Anpassungen meist Fachwissen erfordern.) Wikis verfügen über ein Rechtemanagement. Das heißt, Lese- und Schreibrechte können nach Bereichen bzw. Spaces differenziert werden. Die Verwendung von Anonymen, Pseudonymen und Klarnamen ist gleichermaßen möglich (Auch hier die Einschränkung, dass eine differenzierte Rechtevergabe Fachwissen verlangt.) Etliche Wikis bieten inzwischen auch WYSIWYG-Tools, die es u.a. auch erlauben, Tabellen ohne großen Aufwand zu erstellen. (Meist sind diese in Profi-Editionen enthalten, die nicht mehr kostenlos verfügbar sind.)
3. Ein Wiki unterstützt die Dokumentation, Strukturierung und Organisation von Informationen. Informationen werden in unternehmensrelevante Kontexte eingeordnet.
4. Indem ein Wiki eine gemeinschaftliche Wissensarbeit ermöglicht, dient es der Know-How-Sicherung innerhalb des Unternehmens. Unterstützt werden kann dies durch entsprechende gestufte Review-Prozesse.
5. Weil in einem Wiki Bedeutungen ausgehandelt und Ideen entwickelt werden könen, kann ein Wiki die Ideengenerierung in einem Unternehmen und damit auch ein Innovationsmanagement unterstützen.
6. Ein Wiki unterstützt die Suche und das Finden von Informationen.
7. Ein Wiki ermöglicht den Erwerb von Schlüsselkompetenzen wie Medien – und IT-Kompetenz, aber auch Kollaborations- bzw. Teamfähigkeit.
8. Ein Wiki ermöglicht den Aufbau und die Pflege persönliche Netzwerke, indem sich erkennen ässt, wer welches Thema bearbeitet. (Die neueste Version der Wiki-Software Socialtext unterstützt ausdrücklich den Aufbau personnbezogener Netzwerke.)
9. Ein Wiki kann auf die Belegschaft motivierend wirken und sich in diesem Falle dynamisch entwickeln.
10. Wikis sind flexibel einsetzbar, etwa im für Zwecke der Corporate Communication, des Informations- und Innovationsmanagements oder Projektmanagements. Einsetzen lasen sie sich vor alle in strategischen, nichtoperativen Stellen. Verwendet werden sie etwa

• für Lexika und für Glossare,
• zur Dokumentation von Projekten,
• für das Hinterlegen von Routinen, immer wiederkehrenden Ereignissen
• für das Bearbeiten und Hinterlegen von Protokollen und Aufgabenlisten
• für Tutorials,
• für das Sammeln von Kontaktdaten,
• für grob strukturierte Quellen- und Materialsammlungen,
• für das Dokumentenmanagement,
• für das Planen und Organisieren von Projekten und Veranstaltungen,
• für Ideensammmlungen, Vorschläge, etc.

Hierbei ist zu berücksichtigen, dass Wikis auch für Zwecke genutzt werden, für die es spezialisiertere Werkzeuge gibt. So lassen sich Links und Quellen etwa leichter mit Social-Bookmarking-Tools sammeln und hinterlegen. Dokumente lassen sich nachhaltiger mit dedizierten Dokumentenmanagementsystemen verwalten. Projektmanagementsoftware beinhaltet eine Vielzahl relevanter Funktionen, etwa die Aufgaben- und Terminverwaltung.

Ob Mitarbeiter motiviert sind, das Wiki zu nutzen, hängt von einer Vielzahl von Faktoren ab. Hierbei sind die Antworten je nach Kontext natürlich unterschiedlich. Zunächst scheint die Einführungsphase hinsichtlich der Akzeptanz wichtige Weichen zu stellen. Zu beantworten sind hierbei folgende Fragen:

• Für welchen Einsatzbereich ist das Wiki vorgesehen? Welche Aufgabenerfüllungen soll das Wiki in kollaborativen Prozessen unterstützen?
• In welchem Maße sollten vor dem offiziellen Start relevante Inhalte aufbereitet und bereit gestellt werden?
• Wie nützlich empfinden die Teilnehmer das Wiki? Wie ist das Wiki in Arbeitsprozesse integriert?
• Wie sind die Lese- und Schreibrechte gestaltet? Fördern Anonyme und Pseudonyme die Beteiligung?
• Wie wird das Wiki bekannt gemacht? Wie bleibt das Wiki attraktiv?
• Wird die Einführung vom Management unterstützt und gefördert?
• In welchem Maße sollen Hilfestellungen gewährt werden? Etwa in Form von Einführungen, Schulungen, Dokumentationen wie FAQs?

Während des Betriebs schließlich entstehen folgende Fragen:

• Wie viele Autoren und Beiträge gibt es? Gibt es dominierende Autoren?
• Wie wird das Erstellen von guten Beiträgen unterstützt? Gibt es Reviewprozesse?
• Wie wird die Pflege organisiert? Wie umfangreich bzw. wie aufwändig muss die Pflege gestaltet werden?
• Wie reagieren Kollegen und Vorgesetzte auf die veröffentlichten Informationen? Wie reagieren Kollegen und Vorgesetzte auf unvollständige oder gar falsche Informationen?
• Auf welche Weise werden gute Beiträge honoriert? Wie kann man den damit verbundenen Reputationsaufbau unterstützen?
• Auf welchen Weise unterstützen das Betriebsklima, die Unternehmenskultur die Nutzung des Wikis? Verändert sich der Umgang mit betrieblichen Informationen?
• Wie effektiv ist die Suche? Muss das Wiki mit einer semantischen Suche ergänzt werden?

Schließlich stellen sich bei der Schließung eines Wikis folgende Fragen:

• Welche Daten sollen gelöscht, welche behalten werden?
• Auf welche Weise, in welchem Dateiformat sollen die zu behaltenden Daten gespeichert und zugänglich gemacht werden?

Ergänzungen? Kritik?

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