Wikis im Unternehmen: Das Fallbeispiel Deutsche Werkstätten Hellerau

Die Deutschen Werkstätten Hellerau sind ein mittelständisches Unternehmen in Dresden mit 150 Mitarbeitern, das weltweit individuelle Lösungen für den Innenausbau von Villen, Vorstandsetagen und Luxus-Yachten anbietet. Um zu verhindern, dass jedes Projekt „das Rad neu erfindet“, führte die Geschäftsführung 2006 ein firmeninternes Wiki ein.

Das Ziel: Die Projekte, die unter hohem Zeit- und Kostendruck stehen, sollten voneinander lernen, die Mitarbeiter sollten ihre Erfahrungen untereinander austauschen und dokumentieren können. Nach etwa einem Jahr gilt die Einführung im Unternehmen als geglückt.

Vorgestellt wurde das Wiki in einer Mitarbeiterversammlung und einer einstündigen Schulung. Jeder Mitarbeiter legte mit Unterstützung eines Wiki-Betreuers eine eigene Profilseite an. Dieser Betreuer kümmert sich ein bis zwei Tage pro Woche um das Wiki. Er hat die Aufgabe, „hinterherzufegen“, das heißt, er strukturiert und ordnet Artikel ein, pflegt Aktualisierungen. Er motiviert die Mitarbeiter, unterstützt bei Fragen. Daneben gibt es ein Wiki-Team, das aus vier bis fünf Mitarbeitern verschiedener Bereiche besteht. Dieses Team setzt sich von Zeit zu Zeit zusammen, um zu überlegen, ob die Struktur des Wikis angepasst werden muss, oder ob besondere Maßnahmen erforderlich sind, um noch mehr Kollegen zur aktiven Nutzung zu motivieren.
Um den Mitarbeitern einen überzeugenden Mehrwert zu geben, pflegte ein Praktikantenteam vor dem Start verschiedene – bis dahin in Papierform vorhandene – Informationen in das Wiki ein. Unter anderem einen Standard-Katalog für die Innenausbaukonstruktionen, von dem es zehn Exemplare im Unternehmen gab und der bis dahin regelmäßig aktualisiert wurde. Im Wiki wird er seither laufend auf den neuesten Stand gebracht und ist ständig in Gebrauch.
Der Geschäftsführer lebt den Umgang mit dem Wiki vor: mehrmals im Monat berichtet er im Wiki über aktuelle Ereignisse sowie künftige Aufträge. Seine Einträge sind die am meisten gelesenen Wiki-Artikel überhaupt. Das Wiki dürfen auch Praktikanten und freie Mitarbeiter nutzen, die für die Deutschen Werkstätten tätig sind. Es gibt keine Bereiche, die den angestellten und freien Mitarbeitern nicht zugänglich sind. Auch die Mitarbeiter in der Produktion haben inzwischen über Terminals einen einfachen Zugang zum Wiki. Rund 20 Prozent der Mitarbeiter haben nach einem Jahr etwas im Wiki geschrieben.
Für auftauchende Probleme in Projekten werden Lösungswege im Wiki per Text und Bild dokumentiert. Das Wiki enthält einen Problem-Lösungsteil und ist nach Themen- und Projektbereichen organisiert. Es enthält außerdem ein FAQ, das von einem Wiki-Betreuer gepflegt wird. Im Ergebnis hat sich die unternehmensinterne Kommunikation verbessert.

Das Fallbeispiel ist der KoopTech-Studie entnommen.


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About Christiane Schulzki-Haddouti

Freie IT- und Medienjournalistin. Hat dieses Blog 2007 im Rahmen der KoopTech-Analyse eingerichtet. Seit Beendigung des Projekts führt sie es als Multi-Autorenblog weiter. Sie führt ein persönliches Blog auf ihrer Homepage.
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